Een Swap Sint (Recycle Sint) evenement organiseren? Zo deden wij het.
Al twee keer eerder was ik zelf naar een speelgoed ruilmarkt in de maand voor Sinterklaas geweest. Ik vond dat een fantastisch initiatief: het speelgoed waar mijn eigen kinderen op uitgekeken waren leverde ik in en dat kon ik dan weer ruilen tegen ‘nieuw’ speelgoed.
Toen een van mijn vriendinnen – die ook erg bezig is met duurzaamheid – me vroeg of wij het dit jaar zelf zouden organiseren, twijfelde ik dan ook geen moment. Eerlijk is eerlijk: het leek me wat veel gedoe, maar aangezien ik het samen met twee ondernemende vrouwen deed, durfde ik het wel aan.
En wat was het leuk! Misschien wel nóg leuker dan als bezoeker op zo’n evenement zijn. Wil jij ook (ooit) een Swap Sint evenement organiseren? Misschien heb je dan iets aan deze tips.
Stap 1: Vind een locatie
Een goede locatie is superbelangrijk. Een basisschool leent zich er goed voor, want daar is meestal genoeg ruimte en zijn genoeg tafels beschikbaar. Wij deden het op de basisschool van mijn zoons. Het inbrengen gebeurde in de gang, de ruilmarkt zelf was in de aula. In geval van nood, of als het echt niet zou passen, hadden we ook nog kunnen uitwijken naar de gymzaal. De directeur was gelukkig meteen enthousiast over het idee en gaf ons zelfs de sleutel van de school, waarmee we dus ook zelf in alle lokalen konden om extra tafels te pakken. Uiteraard hebben we alles netjes achtergelaten en de bakjes met pepernoten die over waren hebben we in de lerarenkamer gezet ;-).
Stap 2: Bedenk wanneer (hoe laat) het gaat plaatsvinden
Wij hadden het op een woensdagavond gedaan. Als inbrengmoment hadden we gekozen voor een uur (tussen 19.30 en 20.30) en het ruilen zelf was tussen 21.00-21.30. De ervaring leert dat een halfuur ruilen genoeg is. Wel zou ik het een volgende keer liever overdag in het weekend doen, omdat wij nu zelf pas laat thuis waren na het opruimen. Bij ons was er ook een halfuurtje pauze tussendoor. Ik zou er in het vervolg voor pleiten om (veel) meer tijd tussen het inbreng- en ruilmoment te doen, zodat je ook geen koffie of thee hoeft te regelen.
Qua datum zou ik voor een datum vóór december kiezen. Die van ons was op 23 november. Extra leuk was dat de hele school toen al versierd was in Sinterklaassferen :-).
Stap 3: Vraag hulp
Met zijn drieën was het ons nooit gelukt. We kregen natuurlijk hulp vooraf (zoals uitleg door de conciërge over hoe we het alarm moesten aan- en uitschakelen, erg handig!), maar vooral op de avond zelf hebben we veel gehad aan de vele hulpsinten. We waren in totaal met zijn tienen en het was best druk, dus dat was een prima aantal. De helpers hebben geholpen met alles klaarzetten en vooral met speelgoed (waar wij zelf al punten op geplakt hadden) naar de tafels brengen en uitstallen.
Mijn schoonvader was er ook en maakte foto’s, leuk om achteraf te hebben.
Stap 4: Maak overal reclame
Goed, je hebt een locatie, een dag/tijd en genoeg mensen om te helpen. Dan is het zaak om je evenement OVERAL aan te kondigen. Dit kan natuurlijk goed op social media (Facebook / Instagram / een gratis gemaakte site), maar ook via allerlei (klassen)groepsapps op Whatsapp. Papieren flyers of posters kun je ophangen op BSO’s en basisscholen of neerleggen op plaatsen die vaak bezocht worden door ouders, zoals de bibliotheek of het theater. En schrijf de plaatselijke krant aan! In ons geval stuurden die ook nog een verslaggever en een fotograaf, die van tevoren én achteraf een stukje erover schreven. Superleuk!
Uit de enquête die we hielden, bleek dat de meerderheid van het evenement had vernomen via Facebook.
Stap 5: Loop de avond van tevoren door
Dit was het idee van een van mijn vriendinnen vond ik meteen briljant. We deden een rollenspel: een persoon was een bezoeker, een ander zat klaar achter de balie. Zo konden we meteen zien waar het aan ontbrak of was nog onduidelijk was. Hoe gingen we diegene punten/munten geven? Waar moest diegene vervolgens naartoe? Hoe komt die persoon aan koffie of thee? Wat als diegene moest plassen?
Uiteraard zorg je ook van tevoren dat de taken duidelijk zijn en dat de spullen klaarliggen. Zo hadden wij op elke tafel (inbrengbalie) een bakje met muntjes, plakband, stift, puntenstickers en natuurlijk pepernoten staan.
De ruilmarkt was een succes. Het enige dat ik zelf liever anders had gezien (op wat kleine dingetjes na) is dat het minder laat op de avond was ;-). En misschien ook dat ik zelf tussendoor wat meer tijd had gehad om zelf te ruilen, want daar kwam ik nu eigenlijk niet aan toe, omdat er continu mensen bij de inbrengbalie stonden. En zo hoort het natuurlijk ook – we zijn superblij dat er zoveel mensen op af kwamen.
Het was al met al veel minder ‘gedoe’ dan ik vooraf had gedacht/gevreesd. Toen we eenmaal een goede locatie hadden, ging de rest vrij vanzelf/in harmonie. We hebben er zelf ook amper kosten aan gehad. We hebben wat pepernoten en knutselmateriaal (voor de fantastische mijters) gekocht, de rest hadden we al of konden we lenen van school.
Volgend jaar doen we het opnieuw!